C'est l'une des sources de litige les plus fréquentes entre propriétaires et locataires : qui doit payer quelle charge ? La loi est pourtant claire. Seules les dépenses figurant sur une liste officielle — le décret n°87-713 du 26 août 1987 — peuvent être réclamées au locataire. On parle alors de charges récupérables (ou « charges locatives »). Tout le reste reste à la charge du bailleur. Voici la répartition complète, à jour pour 2026.
Le principe : récupérable ou non récupérable ?
La règle de base distingue qui profite de la dépense. Les charges liées à l'usage courant du logement et des parties communes sont récupérables sur le locataire. Les dépenses de propriété (gros entretien, amélioration, impôts fonciers) restent à la charge du bailleur. La liste des charges récupérables est limitative : si une dépense n'y figure pas, elle ne peut jamais être facturée au locataire, même par une clause du bail.
Les charges à la charge du LOCATAIRE (récupérables)
Le locataire rembourse au bailleur les dépenses correspondant aux services dont il bénéficie. Les principales catégories :
| Poste | Exemples de charges récupérables |
|---|---|
| Eau & chauffage | Eau froide/chaude des parties communes et privatives, chauffage collectif, entretien courant de la chaudière et des compteurs |
| Ascenseur | Électricité, entretien courant, petites réparations de la cabine et des portes |
| Parties communes | Électricité, ampoules, produits d'entretien, entretien des espaces verts, nettoyage |
| Ordures ménagères | Taxe d'enlèvement des ordures ménagères (TEOM), redevance d'assainissement |
| Gardiennage | Rémunération du gardien/concierge (75 % s'il assure entretien + sortie des poubelles ; 40 % s'il n'en assure qu'un des deux) |
| Menues réparations | Remplacement des petits équipements, entretien des robinets, joints, interrupteurs du logement |
Les charges à la charge du BAILLEUR (non récupérables)
Ces dépenses relèvent de la propriété ou de la gestion du bien. Elles ne peuvent jamais être refacturées au locataire :
| Poste | Exemples de charges non récupérables |
|---|---|
| Gros travaux | Ravalement de façade, réfection de toiture, remplacement de la chaudière, mise aux normes |
| Grosses réparations | Réparation ou remplacement de l'ascenseur, des canalisations, de la structure |
| Impôts | Taxe foncière, contribution fonctionnelle, frais de gestion locative |
| Honoraires | Honoraires de syndic (part non récupérable), frais de relance, assurance propriétaire non-occupant (PNO) |
| Vétusté | Remplacement d'équipements usés par le temps (robinetterie HS, revêtements usés, volets vétustes) |
| Travaux de copropriété | Appels de fonds pour travaux votés en AG relevant de l'amélioration ou du gros œuvre |
Provisions ou forfait : deux modes de facturation
En location vide, le bailleur demande le plus souvent des provisions sur charges : un montant estimé versé chaque mois avec le loyer, régularisé une fois par an. En location meublée, le bail peut prévoir un forfait de charges : un montant fixe, non régularisable, mais qui doit rester cohérent avec les charges réelles.
| Critère | Provisions (régularisation) | Forfait de charges |
|---|---|---|
| Logement | Vide (obligatoire) ou meublé | Meublé uniquement |
| Régularisation annuelle | Oui, obligatoire | Non |
| Justificatifs à fournir | Oui, décompte détaillé | Non |
| Risque | Trop-perçu ou rappel | Montant figé, pas d'ajustement |
La régularisation annuelle des charges
Avec des provisions, le bailleur doit régulariser les charges au moins une fois par an. Il compare le total des provisions encaissées aux dépenses réellement engagées :
- Si le locataire a trop versé, le trop-perçu lui est remboursé (ou déduit du prochain loyer).
- S'il n'a pas assez versé, le bailleur réclame le complément.
- Un mois avant la régularisation, le bailleur transmet un décompte par nature de charges et tient les justificatifs à disposition pendant 6 mois.
Exemple chiffré de régularisation
Un locataire verse 60 € de provisions par mois, soit 720 € sur l'année. Les charges récupérables réelles s'élèvent à 648 €.
| Élément | Montant |
|---|---|
| Provisions encaissées (12 × 60 €) | 720,00 € |
| Charges récupérables réelles | 648,00 € |
| Solde en faveur du locataire | 72,00 € |
Le bailleur doit rembourser 72 € au locataire. À l'inverse, si les charges réelles avaient été de 800 €, il aurait pu réclamer un complément de 80 €. Dans les deux cas, un décompte clair évite tout litige.
Les erreurs qui coûtent cher au bailleur
- Facturer la taxe foncière au locataire (hors TEOM) : clause illégale, remboursable sur 3 ans.
- Oublier la régularisation annuelle : le locataire peut exiger un décompte et le remboursement du trop-perçu.
- Refacturer de gros travaux (chaudière, toiture) : ils relèvent toujours du bailleur.
- Fixer des provisions trop élevées : elles doivent être justifiées par les dépenses réelles ou le budget prévisionnel de copropriété.
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